Aunque me encanta la moda y estar frente a una cámara, luego de un año trabajando como gerente en una tienda de maletas y accesorios de viaje, decidí completar una carrera universitaria en el campo de Sistemas de Oficina (antes conocido como Secretarial).  Desde entonces, me he desempeñado como asistente administrativa en los últimos tres empleos profesionales que he tenido.  Algunos me llaman “la secretaria” y otros “la asistente” o “la jefa”.  A eso último siempre respondo: “todavía”, con una sonrisa al final.

La experiencia de ser “la secretaria” va mucho más allá de redactar las cartas, coordinar la agenda o contestar el teléfono.  Somos prácticamente el corazón de una oficina o institución, pero hay demasiadas ideas equivocadas sobre nuestras funciones.  En mi paso por el fascinante mundo laboral, he aprendido a identificar esas cosas que me han convertido en una secretaria exitosa.  Son destrezas, cualidades o actitudes que van más allá de los conocmientos técnicos y se desarrollan con el tiempo.

Si estás en el proceso de completar una carrera profesional en esta área o tienes la oportunidad de desempeñar ese puesto, estas 8 prácticas te convertirán en toda una supersecretaria.

1. Ser confiable y discreta.  La palabra secretaria viene de SECRETO.  Aprender a ser discreta, manejar información delicada con la confidencialidad que requiere y saber guardar esos secretos del jefe es vital.  Demostrar a tus superiores que pueden confiar en ti es una herramienta importante para tu reputación y éxito como profesional.  No hables demasiado ni compartas detalles de tu vida íntima que puedan dejar una mala impresión sobre ti.

2. Aplicar la regla de oro

Tratar a los demás como te gusta que te traten es una tarea que exige mucha tolerancia y respeto de tu parte.  La secretaria es quien tiene que dar las malas noticias y también quien las recibe, filtra los pensamientos del jefe y muchas cosas más.  En diversas ocasiones, nos toca hacer cosas que no son parte de nuestra responsabilidad y esto nos estresa mucho.  Cuando eso ocurre, tienes que hacer una pausa.  No caigas en la trampa del mal humor que nos empuja a tomar decisiones erróneas o decir cosas de las que luego nos arrepentimos.  ¡Mantén la calma!

3.  Aprender a decir que no.  Eso es muy importante y parece fácil, pero es más complicado de lo que pueden imaginarse.  A veces queremos hacer de todo y demostrar que podemos ser multitasking.  Pero, ¡cuidado!, en ocasiones es mejor decir NO y dar una buena impresión, en lugar de querer hacerlo todo y quedar mal.  Aunque tengamos la destreza de convertirnos en pulpo, no significa que no necesitemos ayuda o que lo sepamos todo.

4.  Demostrarte organizada

Hay quienes dicen que “en su reguero encuentran sus cosas”.  Para mí, eso es una excusa para no organizarse como tiene que ser.  Usualmente nunca trabajo los domingos, pero en una ocasión me llamaron para solicitarme un documento y desde el teléfono pude decirle exactamente a la persona dónde estaba ese papel.  Eso se llama organización.  Tú te convertirás en la agenda del jefe y, muchas veces, hasta en su memoria.  Así que, la organización debe ser una de tus mejores cualidades.

5.  No tomarte nada personal.  En el ámbito laboral nos encontramos con gente muy profesional, pero también con personas que carecen de esta cualidad.  Les comparto esta historia verídica que me contó una amiga, quien trabaja como asistente administrativa en una empresa privada.  Esta conversación se dio entre su jefe y la relacionista público del lugar donde trabaja.

¿Qué podemos hacer para la semana de las secretarias?” – Preguntó el jefe

Bueno, ese día se celebra en los moteles. – Respondió la relacionista público, luego de sonreir sarcásticamente

Ser la secretaria implica, entre otras cosas, exponerte a comentarios llenos de sarcasmo y acciones fuera de lugar por parte de clientes, compañeros de trabajo, o incluso de nuestros jefes.  Mantener tu profesionalismo y pensar antes de actuar será tu herramienta para lidiar con este tipo de situaciones que ponen a prueba tu intelecto.  Si esto te ocurre frecuentemente, te recomiendo el libro “Los cuatro acuerdos” de Don Miguel Ruiz.

6.  Proyectar una imagen impecable

Tal vez has escuchado esto antes, y es un hecho, tu imagen va de la mano con la imagen de la empresa que representas.  Además de llevar la chaqueta, los zapatos adecuados, el peinado y el maquillaje ideal, es importante que no olvides la sonrisa.  Aun en tus peores días, sonríe, saluda, demuestra empatía y respeto en todo momento.  Que la gente note cuándo no estás.  En uno de mis trabajos tenía una admiradora que siempre me decía: “hoy te ves radiante” o “me encanta como te queda eso”.  Siempre somos inspiración para alguien más, ¡no lo olvides!

7.  Mantener una actitud positiva.  La secretaria es el centro de atracción, es la que sabe todo y es quien conoce cada proceso de la empresa.  Todos esperan que seas tú la que siempre esté alegre y traiga vibras positivas al ambiente de trabajo.  Disfrutarte lo que haces es parte de la agenda, y una buena actitud será uno de tus superpoderes para cada día.

8. Elaborar tu propia carta de recomendación.  En el fondo de mi laptop del trabajo solía tener una imagen que decía:  “A daily reminder, do all things with love”.  Como secretarias, todos los días vamos desarrollando confianza, ganando el respeto de muchas personas, expandiendo nuestro conocimiento; en fin, desarrollamos una serie de relaciones que nos definen más adelante como una parte importante de la empresa.  Nuestra tarea estriba en lograr que esas relaciones sean saludables y que nos ayuden a dejar escrita, con acciones positivas y memorables, nuestra propia carta de recomendación.  Por eso siempre me recuerdo a mí misma:  “haz las cosas con amor”, y así se refleja en los resultados de mi labor.

Ser “la secretaria” es una escuela de mucho aprendizaje.  Al principio llegas para hacer unas tareas en específico, pero luego terminas haciéndolo todo y hasta tomando decisiones importantes para la empresa.  ¿Sabías que tenías poderes de superheroína?  Pues ya sabes que ser secretaria es tu SUPERPODER.  ¡Disfrútalo!

PD:  Hay días en que de verdad me siento Wonder Woman y que salvé al mundo, aunque no lleve puesto este “uniforme”.

Leave a Reply

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>